Category Archives: กระดานถาม-ตอบ

การออกใบสั่งเพียงในนาม มีผลดีผลเีสียอย่างไร

มีหลายคนสงสัยว่าการออกใบสั่งซื้อแต่เพียงในนามจะมีผลอะไรตามมาในอนาคตบ้าง? เรื่องอาจจะดูธรรมดาก็แค่ออก Po แต่ที่จริงแล้วไม่ธรรมดา แล้วไม่ธรรมดาอย่างไร มาติดตามกันดีกว่าค่ะ สมมติว่ามีใครก็ตามจะเป็นเพื่อน ญาติสนิท หรือใครสักคนที่ไม่ใช่หุ้นส่วนมาขอให้ออก Po เพียงในนาม อยากให้เพื่อนๆ พิจารณาปัจจัยต่อไปนี้ค่ะ

  • ประการแรกหุ้นส่วนในบริษัทรับทราบหรือเปล่าว่าเรากำลังจะทำแบบนี้? ข้อเสียสำคัญนะ เพราะต้องรับผิดและชอบร่วมกัน ดังนั้นอะไรก็ตามที่จะมีผลผูกพันในทางกฎหมายในอนาคตก็ควรจะต้องแจกแจงด้วย
  • วัตถุประสงค์ของบริษัทอยู่ในเกณฑ์ที่จะซื้อสินค้านั้นมาใช้งานเพื่อธุรกิจที่เกี่ยวข้องหรือเปล่า
  • สินค้าที่จะเปิดซื้อนั้นจำนวนสำหรับธุรกิจหรือเปล่า เพราะประเด็นที่สองและสามนี้คุณอาจจะตอบคำถาม auditor ไมไ่ด้ ยกตัวอย่างเช่น คุณทำธุรกิจเกษตร และกลับไปซื้อวัตถุดิบสำหรับอุตสาหกรรมปิโตรเคมี ซึ่งไม่ได้เกี่ยวข้องกันเลย มันส่อแววไม่เหมาะสมให้เห็น
  • ผู้ที่ขอให้เราเปิด Po เพียงในนามเขามีวัตถุประสงค์อะไรต่อ PO นั้น? ปกติแล้วผู้ขายมักจะใบสั่งซื้อไปขอทำเรื่องกู้ หรือทำ factoring หรือการนำลูกหนี้ไปขายเพื่อนำเงินมาใช้ก่อนนั่นเอง คือถ้ามีการซื้อกันปกติก็ไม่ใช่ปัญหา แต่ถ้าออก Po เพียงในนามต้องรู้ที่มาที่ไปให้ชัดเจน เพราะเมื่อ Po ออกไปแล้วมีผลทางกฎหมายทันที เนื่องจากเป็นการแสดงเจตนาสั่งซื้ออาจจะมีผลในกฎหมายตามมาภายหลังได้ หากผู้ขายอยากจะฟ้องร้องในกรณีที่สร้างความเสียหายให้แก่เขา เช่น สั่งให้ทำงานที่เป็นการเฉพาะแล้วรับไม่รับสินค้า ทำให้เขาต้องลงทุน เสียเงินเสียทอง
  • เมื่อปี 2540 เราเกิดวิกฤติต้มยำกุ้ง ส่วนหนึ่งก็มาจากการที่ภาคเอกชนของเราปั่นกระดาษให้กลายเป็นเงิน ไม่ได้เกิดจากการเติบโตของเศรษฐกิจอย่างแท้จริง เราเล่นแร่แปรธาตุกันสารพัดรูปแบบเพื่อได้เงินกู้มา แต่สุดท้ายเราไม่มีเงินใช้คืน ประเทศเราเลยต้องตกเป็นเชลยทางเศรษฐกิจและต้องเปิดประเทศเรื่องการลงทุนโดยปริยาย คือ สรุปได้ว่าการทำธุรกิจใด ๆ ควรจะเกิดจากการความสามารถในการบริหารเป็นหลัก และมีหลักธรรมาภิบาลที่ดีองค์กรจึงเจริญเติบโตแบบมั่นคงและยั่งยืน

ที่เล่ามาให้ฟังทั้งหมดไม่ได้ตัดสินใจให้นะคะว่าควรหรือไม่ควรที่จะช่วยเหลือเพื่อออก Po ในนาม เพียงแต่ต้องชั่งน้ำหนักเอาเอง ระหว่างข้อดีข้อเสีย และความเสี่ยงที่จะเกิดอนาคตเราัรับไหวหรือเปล่า มีเรื่องหนึ่งที่เพิ่งอ่านเจอในอินเตอร์เน็ต เราคงรู้จักเธอดี และอยากให้เก็บเรื่องของเธอมีพินิจพิจารณากับเหตุผลที่เล่ามาให้ฟังทั้งหมดว่าเราควรทำอย่างไรดี  เรื่องจริงที่อยากให้อ่านของคุณกาญจนาพร ปลอดภัย

Buyerguidebook.com เปิด Webboard แล้ว

สวัสดีค่ะเพื่อน ๆ หลังจากเริ่มเขียนข้อมูลมีสักพัก หมู่นี้อาจจะหายหน้าหายตาไปหน่อย แต่กลับมาคราวนี้มาพร้อมกับ Webboard ที่ตั้งใจจะทำตั้งนานแล้ว แต่ไม่ได้มีโอกาสลงมือสักที เมื่อวานนี้สบโอกาสเลยศึกษาแล้วลงมือทำในวันเดียว แต่กว่าจะลงโปรแกรมเสร็จก็เล่นเอาแย่ไปเหมือนกัน เพราะทำไปศึกษาไป แต่อย่างว่าแหละไม่มีอะไรที่จะขัดขวางความตั้งใจของเราได้นั่นเอง เห็นมั้ยคะว่านักจัดซื้ออย่างพวกเราทำได้ทุำกอย่าง เดี๋ยวนี้มีความรู้ฟรีในอินเตอร์เยอะมาก ถ้าเรารู้จักที่จะนำมาประยุกต์ใช้ก็เป็นไปได้ทุกอย่างค่ะ ที่สำคัญ ฟรี ค่ะ แบบนี้พวกเราคงชอบ อย่างเดียวที่ลงทุนคือใช้กำลังสมองเยอะหน่อย

หวังเป็นอย่างยิ่งว่าความตั้งใจของเราที่จะให้เว็บบอร์ดเป็นที่แลกเปลี่ยนความรู้คงจะเริ่มเกิดขึ้นในเร็ววัน มีคำถามหรือประสบการณ์อะไรที่อยากแชร์ให้เพื่อน ๆ ได้รู้ หรือมีคำถามคาใจใดที่เกี่ยวกับจัดซื้อก็เชิญเลยค่ะ เราจะเก่งไม่ได้ถ้าเรารู้และเก็บไว้คนเดียว เมื่อรู้แล้วก็อย่าลืมแบ่งปันนะคะ อันดับแรกเราได้เพื่อน อันดับต่อไปโอกาสดี ๆ จะมาหาคุณเองเื่มื่อคุณเก่งขึ้น

อย่าลืมนะคะ หาความรู้ให้ตัวเองอย่างน้อยสักวันละหนึ่งเรื่อง เราจะได้ทันต่อโลกอยู่เสมอ

แล้วพบกันนะคะ

เจ้าหน้าที่จัดซื้อต่างประเทศต้องรู้อะไรบ้าง

คำถามที่น่าสนใจสำหรับวันนี้ที่เพื่อน ๆ ค้นหาคือ เจ้าหน้าที่จัดซื้อต่างประเทศต้องรู้อะไรบ้าง?

อาจจะสรุปง่าย ๆ ได้ัดังนี้ค่ะ

1. อันดับแรกคือต้องมีความชำนาญการด้านใช้ภาษาอังกฤษหรือภาษาของประเทศที่จะติดต่อดีพอสมควร แต่พื้นฐานภาษาอังกฤษต้องยืนพื้นอยู่แล้วค่ะ อย่างน้อยที่สุดก็ต้องโต้ตอบทาง email กับ supplier ในต่างประเทศได้รู้เรื่อง เพราะในการซื้อขายจริงแน่นอนว่าจะต้องมีการเจรจาต่อรอง การสอบถามและสรุปเรื่องของคุณสมบัติ หรือ spec ของสินค้า ซึ่งล้วนแล้วแต่จะเป็นเป็นศัพท์เฉพาะทาง engineering บ้าง เฉพาะอุตสาหกรรมบ้าง นอกจากนี้ยังต้องรวมถึงการพูดคุยตารางการทำงาน เช่น ถ้าซื้อเครื่องจักรก็จะต้องมีแผนการทดสอบเครื่องจักร หรือ commisioning การรับประกันสินค้าหลังการทดสอบเครื่องจักรผ่านแล้ว และประเด็นสำคัญอีกอย่างคือเรื่องการเจรจา payment term และ incoterm ดังนั้นการรู้ภาษาในข้อนี้มิได้หมายถึงเพียงได้แบบทั่ว ๆ ไป คือต้องเข้าใจงานพื้นฐานและและศัพท์ที่เกี่ยวข้องเป็นสำคัญ

2.  จะต้องมีพื้นฐานความรู้เรื่องการค้าระหว่างประเทศดีมากพอ เพราะต่างประเทศส่วนใหญ่จะเจรจากันแบบมืออาชีพ ถ้าฝีมือเรายังอ่อนก็จะเสียเปรียบในเรื่องการเจรจา โดยเฉพาะ payment term, incoterm, bank guarantee, L/C เป็นต้น

3. ควรจะมีความรู้เรื่อง logistic เพื่อที่จะสามารถบรรลุการเจรจาได้ผลดีทั้งด้านราคาและการบริหารจัดการ shipment เพราะถ้าเรารู้ครบทั้งกระบวนการจะช่วยเพิ่มอำนาจในการต่อรองเป็นอย่างดี เนื่องจากเรารู้และเข้าใจต้นทุนทั้งระบบนั่นเอง

4. ถ้าสามารถมีเพื่อนฝูง พันธมิตรในต่างประเทศจะช่วยได้มากในการ sourcing วัตถุดิบต่าง ๆ หรือในคราวที่มีปัญหาฉุกเฉินก็สามารถให้พัันธมิตรช่วยเหลือได้ทันการณ์

ก็นำมาฝากกันคร่าว ๆ สำหรับใครที่อยากทำจัดซื้อต่างประเทศ ก็ลองเตรียมตัวอย่างน้อย ๆ ตามที่แนะนำก็แล้วกันค่ะ ส่วนประเด็นอื่น ๆ ก็ค่อย ๆ พัฒนาไปค่ะ

ของที่ส่งจากต่างประเทศผิดสเป็คต้องทำอย่างไร

วันนี้มีเพื่อน ๆ เข้ามาหาคำตอบว่าคำถามที่ว่า ของที่ส่งจากต่างประเทศผิดสเป็คต้องทำอย่างไร เรื่องนี้ไม่ใช่เรื่องยากค่ะ เพราะตอนที่สั่งซื้อถ้าเราระบุ model และรายละเอียดต่าง ๆ ให้ชัดเจน ก็เป็นหน้าที่ของผู้ขา่ยที่จะต้องส่งสินค้าที่ถูกต้องมาให้เราเพื่อทดแทนสินค้าเดิม ส่วนสินค้าที่ส่งมาผิดก็แล้วแต่จะตกลงกัน แนะนำดังนี้ค่ะ

1.  ส่งคืนผู้ขายโดยผู้ขายจะต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทั้งหมด ข้อนี้ผู้ขายไม่มีสิทธิอ้างว่าจะถูกหรือแพงเพราะถือเป็นความรับผิดชอบที่จะต้องส่งสินค้าให้ตรงกับความต้องการของลูกค้า

2.  หากสินค้านั้นราคาถูกมาก ไม่คุ้มค่าต่อการส่งคืน ก็อาจจะพิจารณาว่าเราสามารถนำมา modify หรือปรับปรุงจนใช้งานได้หรือเปล่า โดยควรจะต้องเจรจาให้ได้ราคาพิเศษก็อาจจะเป็นได้ แต่ก็ต้องระวังไม่ให้ผู้ขายส่งสินค้ามาผิดบ่อย ๆ โดยไม่ระมัดระวังแล้วมาบังคับขอร้องให้เราทำแบบนี้บ่อย ๆ ก็ไม่ดีเท่าไร ต้องชั่งน้ำหนักเองว่าควรทำหรือไม่

3.  หรือหากมีผู้ที่สนใจใช้สินค้าดังกล่าวก็อาจจะนำไปขายต่อได้ สามารถทำกำไรได้เช่นกัน หากมีช่องทาง

อย่างไรก็ตามโดยปกติแล้วควรทำเฉพาะข้อ 1 เท่านั้น ข้ออื่น ๆ เป็นเพียงแนวทางเพิ่มเติมที่อาจจะเกิดขึ้นได้เท่านั้นเอง

ใบสั่งซื้อ (PO) เป็นหลักฐานการฟ้องร้องได้หรือไม่

วันนี้มีเพื่อนท่านหนึ่งค้นหาคำว่า ใบสั่งซื้อ  (PO) เป็นหลักฐานการฟ้องร้องได้หรือไม่ คำตอบคือ ได้ แต่ต้องไปพิจารณาองค์ประกอบอื่นด้วยค่ะ

ประการแรก คุณเป็นผู้ซื้อหรือผู้ขาย สมมติว่าเป็นผู้ขาย อาจจะพบกับปัญหาที่ผู้ซื้อเปิด Po หรือใบสั่งซื้อแล้วไม่ยอมรับสินค้า จะด้วยเหตุว่า สั่งสินค้าผิด บริษัทปิดกิจการจึงไม่ต้องการสินค้านั้นแล้ว บริษัทขอชะลอการส่งสินค้าโดยไม่มีกำหนด สั่งของผิด spec หรือจะด้วยเหตุผลอะไรก็แล้วแต่ ที่แน่นอนไม่รับสินค้า ไม่จ่าย ไม่รับผิดชอบอะไรเลย ในฐานะที่เป็นนักเจรจาเบื้องต้นแนะนำให้ลองใช้วิธีเจรจาก่อน ทยอยรับสินค้าได้หรือไม่ และทยอยจ่ายเป็นงวด ๆ  แต่ถ้าพยายามจนถึงที่สุดแล้วยังไม่ก็ไม่รับเงื่อนไขอะไรเลย ก็ไม่พ้นต้องดำเนินการด้วยกระบวนการทางกฎหมาย ทีนี้ก่อนจะไปขั้นนั้นอยากให้พิจารณาเรื่องเอกสารการสั่งซื้อเป็นสำคัญว่ามีการเซ็นต์ชื่อผู้ซื้อครบถ้วน ถูกต้องหรือไม่ และบริษัทเองได้เก็บหลักฐานนั้นไว้หรือเปล่า หรือเอกสารประกอบอื่น เช่น ใบเสนอราคา ก็ควรนำมาประกอบด้วยเช่นกัน

ประการที่สอง หากเราเป็นนักจัดซื้อที่ส่งใบสั่งซื้อหรือ Po ไปแล้วผู้ขายไม่ยอมผลิตสินค้า หรือส่งสินค้าให้ตามกำหนดเวลา แล้วยังไม่รับผิดชอบอะไรเลย เราควรทำอย่างไรดี อันดับแรกต้องดูก่อนว่ามีการเซ็นต์ยืนยันการได้รับ Po หรือไม่ หรือเงื่อนไขใน Po ชัดเจนหรือเปล่า ถ้าทุกอย่างครบถ้วนถูกต้อง และมีการเซ็นต์รับจากผู้ขายเราก็มีสิทธิที่จะเรียกร้องให้เขาปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้ได้แน่นอน

อย่างไรก็ตามในฐานะนักจัดซื้อพึงระรึกไว้เสมอว่า การเจรจาคือมาตราแรกที่ควรนำไปใช้ และก่อนจะไปเจรจาต้องเข้าใจก่อนว่า คู่ค้าเรามีัปัญหาอะไรจึงผลิตสินค้าให้เราไม่ได้ cash flow มีปัญหาหรือเงินหมุนไม่ทันหรือเปล่า วัตถุขาดตลาดหรือไม่ ถ้าเราเข้าใจเราก็จะแก้ปัญหาได้ตรงจุด ได้ใจคู่ค้า ราคาก็ถูกใจ เพราะคนเราจะซาบซึ้งน้ำใจก็ในยามยากนี่แหละค่ะ อย่าเพียงแค่คิดว่าเรามีอำนาจซื้ออยู่ในมือแล้วจะทำอะไรก็ได้ อยากให้เลือกวิธีพระคุณก่อนพระเดช เมตตาคนอื่นเป็นที่ตั้ง แต่ก็ต้องอยู่บนพื้นฐานของความไม่ประมาทนะคะ แล้วงานทุกอย่างจะผ่านไปด้วยดี

รับเป็นที่ปรึกษาเรื่องการลดต้นทุน หรือการทำ Cost reduction

เพื่อน ๆ ที่อ่านบทความที่เขียนไว้หลายตอนอาจจะเริ่มสงสัยถึงวัตถุประสงค์ของผู้เขียนในการทำเว็บไซด์นี้ ประการแรกอยากแบ่งปันประสบการณ์ที่น่าจะเกิดประโยชน์แก่เพื่อนร่วมอาชีพเดียวกันที่ประสบปัญหาในการทำงานแล้วยังไม่รู้จะแก้ปัญหาอย่างไรดี การได้อ่านบทความเหล่านี้อาจจะเป็นช่องทางที่นำไปสู่การแก้ปัญหาที่ดีก็ได้ หรือถ้าเพื่อน ๆ ท่านใดอยากจะร่วมแบ่งปันประสบการณ์จะยินดีอย่างมาก

นอกจากนี้ประเด็นสำคัญอีกประการคือ ผู้เขียนยินดีรับเป็นที่ปรึกษาเรื่องการลดต้นทุน หรือการทำ Cost reduction ในด้านต่าง ๆ ทั้งเทคนิคในการเจรจา การวางกลยุทธ์การจัดซื้อที่สามารถทำให้องค์ลดต้นทุนได้จริง ไม่ใช่เพียงนโยบายที่ตั้งขึ้นมาเพื่อให้ดูดีของหลายองค์กร ที่กล้าเขียนแบบนี้เพราะทำมาแล้ว ยังต้องทำอยู่ในปัจจุบันกับงานประจำ และยังคงต้อคิดกลยุทธ์ใหม่ที่จะหาวิธีลดต้นทุนอยู่ทุกวัน ทุกช่องทาง ไม่ว่าจะเรื่องเทคนิค การต่อรอง การทำ E-auction หรือ bidding online จากเว็บไซด์ชื่อดังของต่างประเทศก็ตาม

ที่จริงการลดต้นทุนเป็นเหมือนเส้นผมบังภูเขาสำหรับผู้ที่ยังไม่มีประสบการณ์มากกว่าค่ะ

ท่านใดสนใจก็สามารถติดต่อมาได้ที่ give.toi@gmail.com

QCD หมายถึงอะไร

วันนี้มีคำค้นหาที่น่าสนใจและอยากจะหยิบยกมาอธิบายให้เพื่อน ๆ เข้าใจกัน คือ คำว่า QCD  คำเต็ม ๆ ในทางจัดซื้อนั้นอาจจะอธิบายโดยสังเขปได้ว่าในการคัดเลือกผู้ขาย หรือ supplier นั้น มิใช่เพียงการพิจารณาแค่ราคาถูกเท่านั้น ตามหลักการที่ดีควรจะต้องคำนึงถึงปัจจัยหลัก 3 ประการดังนี้

1. Q=Quality  คุณภาพของสินค้าจะต้องตรงตามวัตถุประสงค์ที่ผู้ซื้อกำหนดไว้

2. C=Cost ราคาต้องสมเหตุสมผล

3. D=Delivery ต้องส่งของได้ตามกำหนดที่ผู้ซื้อต้องการ

ถ้า supplier รายใดสามารถเสนอราคาให้บรรลุตามวัตถุประสงค์ข้างต้นแล้ว และเสนอราคาได้ต่ำที่สุดและเงื่อนไขอื่น ๆ ดีที่สุด การคัดเลือกดังกล่าวก็ถือว่าครบตามองค์ประกอบที่ดีของการคัดเลือก supplier

วันนี้ขอไขข้อข้องใจเพียงหอมปากหอมคอ วันหลังจะยกตัวอย่างโดยละเอียดแล้วนำมาเล่าให้ฟังกันใหม่ค่ะ

Lead time กับ Delivery time ต่างกันอย่างไร

วันก่อนมีเพื่อน ๆ  ค้นหาความหมายของ  Lead time กับ Delivery time ต่างกันอย่างไร ขออธิบายโดยสังเขปดังนี้ค่ะ

1. Lead time นั้นหมายรวมถึงระยะตั้งแต่เริ่มสั่งสินค้าไปยัง supplier การเตรียมวัตถุดิบ การผลิต ตลอดจนการขนส่งสินค้าจนถึงสถานประกอบการของผู้ซื้อ ก็คือนับรวมเวลาทั้งหมดนั่นเอง

2. ส่วน Delivery time นั้น หมายถึง ระยะเวลาในการขนส่งสินค้าเท่านั้น สมมติถ้าเป็นการนำเข้าสินค้า ก็เริ่มจากขนสินค้าจากโรงงานของ supplier มายังท่าเรือ หรือ สนามบิน ระยะเวลาในการเดินทางในทะเล หรืออากาศ จนมาถึงท่าของประเทศผู้ซื้อ และการขนส่งจากท่าถึงสถานประกอบการของผู้ซื้อ นั่นคือ delivery time คือนับเฉพาะระยะเวลาในการขนส่งเท่านั้น

ดังนั้น นักจัดซื้อมือใหม่จำเป็นต้องทำความเข้าใจความหมายเหล่านี้ให้ดี โดยเฉพาะสินค้านำเข้าจากต่างประเทศ เพราะถ้าเข้าใจผิดจะกลายเป็นเรื่องใหญ่ เพราะวัตถุดิบขาดสต็อคจะมาเยือนทันที แล้วสุดท้ายจะต้องจบลงด้วยการนำเข้าทาง air freight ซึ่งค่าใช้จ่ายมหาศาลมากค่ะ

หากเพื่อน ๆ ท่านใดที่มีข้อสงสัย สามารถทิ้งคำถามไว้ได้นะคะ เพราะจะเป็นอีกมิติหนึ่งที่พวกเราจะได้พัฒนาวิชาชีพให้ดียิ่งขึ้นไป หรือใครที่มีข้อเสนอแนะดี ๆ ก็ยินดีรับฟังเช่นกันค่ะ