เทคนิคการลดต้นทุนด้าน Telecomunication

มีคำถามจากเพื่อนนักจัดซื้อท่านหนึ่ง ถามไว้ประมาณเดือนหนึ่งแล้ว เพิ่งจะมีเวลามาตอบ คำถามมีดังนี้ค่ะ

รบกวนเรียนถามเกี่ยวกับ หลักการทำ cost reduction ในส่วนของค่าใช้จ่ายบริษัท เช่น การลดค่าโทรศัพท์ ที่่เกิดจากเบอร์ Fixed line
ซึ่งมีการโทรเข้า ทั้งเบอร์มือถือ เบอร์ 02, Intercall ซึ่งบริษัท จะต้องมีค่าใช้จ่ายในการเช่าหมายเลขถึงเดือนละ 15,000 บาท ซึ่งถ้ารวมกับค่าโทรแล้ว เดือนนึง ๆ จะตกประมาณ เดือนละ 30,000 กว่าบาท หากมีเป้าหมายว่าต้องการลดค่าโทรลงจาก Average ต่อเดือน อยู่ที่ 30%

เราควรที่จะแยกเป็นประเภทของการใช้งานออก และตั้ง target ย่อย โดยที่ไม่ต้องเอาค่าเช่ามาเกี่ยวด้วย หรือ ทุกอย่างที่เราต้องจ่ายในส่วนของค่าโทรฯ ด้วยค่ะ หลักการที่ถูกต้องคืออะไรคะ  ควรที่จะคิดเฉพาะค่าโทร โดยไม่เอาค่าเช่ามาเกี่ยวด้วยไหม
จะตอบในหลักใหญ่ก่อนนะคะ แล้วให้ลองไปปฏิบัติต่อ การปฏิบัติเท่านั้นจึงจะเห็นผลและเข้าใจจริง แนะนำดังนี้ค่ะ
1. ให้ summary ค่าใช้จ่ายแต่ละเบอร์ออกมาก่อน
2. ทำ cost breakdown ว่าแต่ละเบอร์ใครใช้บ้าง มีความเหมาะสม จำเป็นหรือเปล่า แบ่งเป็น percentage ออกมา พอเริ่มลงลึกเราจะเริ่มเห็นรายละเอียด ซึ่งจะเป็นฐานข้อมูลที่นำมาวิเคราะห์ต่อ
3. supplier ปัจจบันใช้ใครอยู่ คู่แข่งในตลาดมีใครบ้าง ใน condition เหมือนกันคู่แข่งราคาเท่าไร มี promotion? contract condition เป็นอย่างไร
4.  เปรียบเทียบราคา และประสิทธิภาพในการใช้งาน
5.  ที่กล่าวมามีเบอร์แฟกซ์หรือเปล่า ถ้ามีต้องทำ target ให้เป็นศูนย์ เปลี่ยนไปใช้ email & paperless ใช้ soft file แทน hard file
6. นอกจากเรื้่องโทรศัพท์ งานที่เกี่ยวเนื่องกันที่ควรพิจารณาเรื่องต้นทุนด้วยเช่นกันคือ Internet, bandwidth, การ back up ข้อมูล ให้มองเป็น package โดยรวม ประสานงานกับ IT โดยอาจจะแบ่งเป็น commodity เล็ก ๆ เช่น โทรศัทพ์ inernet และอืน ๆ
ไม่ใช่คำตอบสำเร็จรูปนะคะ แต่เป็นคำตอบที่บอกวิธีหาปลาคร่าว ๆ ลองกลับไปทำการบ้านก่อน แล้วติดตรงไหนให้กลับมาถามใหม่ค่ะ พอทำได้สัก 1 project แล้วจะรู้ว่าการทำ cost reduction สนุกมาก ไม่ยากอย่างที่คิด หัวใจคือ
1. ข้อมูลต้องพร้อม และการทำ report ใน excel ควระเอื้อต่อการนำมาทำ pivot เพื่อง่ายต่อการวิคราะห์หรือการทำรายการในขั้นต่อไป
2. วิเคราะห์ปัจจัยรอบด้าน
3. Target องค์กรต้องชัดเจน ไม่เช่นนั้นไม่สำเร็จ เพราะบางส่วนจะรู้สึกว่างานเพิ่ม
4. ควรกำหนด KPI ให้ชัดเจน และมีการประเมินผลสิ้นปีเพื่อเป็นกำลังให้พนักงานที่สามารถทำตาม KPI ได้สำเร็จ ข้อนี้สำคัญมาก KPI จะเป็นตัวขับเคลื่อนกิจกรรมเหล่านี้ เพราะถ้าใครไม่มีผลงานสิ้นปีก็จ๋อยค่ะ
เห็นมั้ยคะต้องติดแต่เรื่องเก็บ data วางแผนเพื่อให้ทำรายงานขั้นต่อไปด้วยข้อมูลที่เก็บมาแล้ว Pivot &Vlookup คือหัวใจด้านการบริหารข้อมูลค่ะ
ลองกลับไปทำก่อนนะคะ ขอให้เชื่อว่าทุกอย่างเป็นไปได้ถ้าตั้งใจจริง

Leave a Comment